Manajemen Waktu Bagi Perempuan Pebisnis


Good day, good readers!

Mudah-mudahan teman-teman semua sehat selalu ya. Kali ini saya mau berbagi mengenai manajemen waktu, terutama bagi perempuan yang memiliki bisnis.

Kenapa kita perlu belajar tentang manajemen waktu? Yang pertama, dari saya pribadi, karena perempuan adalah makhluk yang super sibuk. Apalagi mereka yang sudah berkeluarga, sehingga manajemen waktu bagi perempuan adalah hal yang mutlak.

Perempuan tidak hanya disibukkan dengan masalah bisnis tapi juga kegiatan sehari-hari seperti mengurus anak-anak dan keluarga (apalagi anak-anak sedang belajar dari rumah di masa pandemi ini), memasak, beberes rumah, bekerja kantoran. Bahkan, harus ada waktu yang disisihkan buat belajar online (yes, pandemi covid-19 ini memaksa kita untuk terus belajar dan beradaptasi supaya bisnis tetap jalan, dan jangan pula lupakan waktu untuk olahraga. Perempuan harus pandai-pandai membagi waktu dengan segudang aktivitas yang dimiliki.

Alasan yang kedua, manajemen waktu yang baik dapat menghindarkan kita dari stress dan kelelahan. Saya soalnya juga sedang dalam tahap recovery karena kelelahan juga. Manajemen waktu saya berantakan saat anak saya sakit beberapa waktu lalu sehingga mengakibatkan tulang punggung saya bermasalah. Mudah-mudahan hal ini tidak terjadi kepada good readers, ya. 

Definisi Manajemen Waktu

Gambar oleh Gerd Altmann dari Pixabay

Kita belajar dulu tentang definisi manajemen waktu. Apa sih yang dimaksud dengan manajemen waktu? Manajemen waktu adalah suatu cara yang bisa teman-teman lakukan untuk menyeimbangkan waktu saat belajar, bekerja, berbisnis, bersenang-senang, bersantai sendiri ataupun bersama keluarga.

Tujuannnya apa? Semua kegiatan manajemen sebenarnya tujuannya adalah efektivitas. Efektivitas ini bisa dbilang sukses apabila target yang ditetapkan itu tercapai. Misalnya, target bulan ini closing order sampai 1000 pcs, bagaimana caranya supaya closingan dapat dan juga waktu bersama keluarga tetap terjaga?

Tips Manajemen Waktu bagi Perempuan

Ada beberapa tips yang bisa saya bagi terkait manajemen waktu ini. Mari kita diskusikan sama-sama.

1. Menjadwalkan Prospek Bisnis Berdasarkan Zona. 

source: istockphoto

Badan cuma satu, tangan cuma dua. Gak mungkin juga kan ya kalau harus prospek tiap orang atau komunitas dalam waktu yang bersamaan. Oleh karena itu yang harus dilakukan adalah membagi pendekatan bisnis teman-teman berdasarkan zona. 

Misalnya, hari Senin prospek kolega bisnis atau bertemu orang-orang baru di wilayah Malang Raya Utara, kemudian hari Selasa di wilayah Malang Raya bagian Barat. Batasi juga setiap minggunya di daerah tertentu. Misalnya Senin ini di wilayah Malang Utara, kecamatan Lawang, minggu depannya baru fokus di kecamatan Singosari.

Waktu lalu kawan saya, sesama fasilitator Gapura Digital, Mas Arif Bawono sempat memberikan materi tentang mengelola pelanggan menggunakan WhatsApp bukan? Nah, prospek bisnis berdasar zona ini sebenarnya 11 12 dengan kategori pasar yang sudah dibagikan sama Mas Arif. Teman-teman bisa melakukan pendekatan bisnis berdasarkan kategori target market yang dingin, kemudian hangat alias warm, dan juga yang panas. 

Dijadwalkan saja, misalnya mau approach 50 pelanggan cold market ini via WA secara personal di hari Senin. Atau bisa juga menggunakan sistem broadcast message. Ada beberapa aplikasi chat messenger yang menyediakan fasilitas broadcast message ini.

2. Jadwalkan Waktu Pengerjaan Administratif

source istockphoto

Tidak semua orang menyukai hal-hal administratif tapi ini penting dilaksanakan supaya bisnis berjalan dengan tertib. Contoh kegiatan administratif itu apa? Contohnya,  membuat to do list atau daftar tugas setiap hari, membalas e-mail prospek, merekap pemesanan, input data pembelian dan resi pengiriman. 

Apabila teman-teman mempunyai karyawan, kegiatan ini akan sedikit terbantu. Tapi tetap saja walaupun saya punya asisten, saya harus tetap membuat to do list saya sendiri setiap hari, membalas e-mail yang masuk, kemudian membuat strategi bisnis, dll.

Biasanya saya menjadwalkan waktu kurang lebih satu sampai dua jam setiap hari untuk menyelesaikan hal-hal administrasi ini. Buat teman-teman yang tidak sempat, mungkin bisa menjadwalkan seminggu sekali, dengan resiko ada banyak sekali data yang harus diinput dalam jangka waktu seminggu.

Saran saya, pilih cara yang paling sesuai dengan teman-teman. Kalau saya cocoknya harus melakukan input data setiap hari daripada numpuk. Dan memang saya tidak selalu mengecek e-mail, saya ngeceknya hanya waktu pagi, dan siang hari. Kalau ada e-mail yang penting banget biasanya yang bersangkutan akan kirim WA ke saya untuk minta dibalas sesegera mungkin.

3. Tetapkan Skala Prioritas

source: istockphoto

Saya sehari misalnya sudah menetapkan akan bekerja 8 jam. Satu jam saya pergunakan untuk mengurus hal administratif, kemudian 7 jam lagi bisa saya gunakan untuk melakukan pemasaran maupun menyelesaikan project. 

Kadang kala kejadian nih beberapa aktivitas saling berbenturan, misalnya jadwal meeting online sama klien bentrok dengan jadwal belajar anak. Saya harus menentukan skala prioritas untuk kejadian ini, biasanya yang saya pilih anak dulu sih ya. 

Jadi, yang saya lakukan pertama kali adalah melobi klien apakah waktunya bisa diundur, apabila klien tidak bisa maka saya meminta bantuan suami saya untuk menemani anak. Apabila suami sibuk dan klien pun tidak bisa mengundur jadwal, saya meeting sambil memangku anak. Beberapa kali saya lakukan dulu, meeting sambil gendong anak saya. Pernah juga saya lakukan, meeting sambil memerah ASI, dan itu meeting offline bukan online 😁

Oleh karena itu, tetapkan skala prioritas teman-teman saat akan melakukan sebuah kegiatan. Hal ini tentunya dapat mencegah timbulnya stress dan kelelahan. Maka dari itu, saya sangat menyarankan setiap harinya teman-teman membuat daftar tugas yang harus diselesaikan.

Kalau saya ya, kemana-mana selalu bawa buku catatan. Meskipun ada hape atau laptop, untuk membuat to do list, saya lebih nyaman menulis dengan tangan. Saya duduk dulu tenang di pagi hari menuliskan apa saja yang harus saya lakukan hari ini. 

Setelah selesai, saya cermati daftar tugas tersebut dan membaginya lagi menjadi beberapa kategori, yaitu:

  1. Penting dan mendesak
  2. Penting tapi tidak mendesak
  3. Tidak penting tapi mendesak
  4. Tidak penting dan tidak mendesak

4. Menggunakan Alat Bantu untuk Merapikan Jadwal dan Tugas

Gambar oleh Gerd Altmann dari Pixabay

Alat bantu lain yang bisa teman-teman pakai supaya jadwal tidak saling bentrok adalah menggunakan aplikasi Google Calendar. Diblok saja waktu setiap harinya mau ngapain, sehingga kalau ada jadwal masuk teman-teman langsung inget bahwa hari ini jam sekian sudah ada janji. 

Teman-teman juga bisa menggunakan Google Task untuk setiap jenis tugas yang harus dilaksanakan. Google task ini bisa dicentang apabila tugas yang harus dikerjakan sudah selesai. Kalian juga bisa pasang reminder di Google Task untuk mengingatkan jadwal atau deadline.

Selain Google Calendar, aplikasi lain yang sering saya gunakan untuk manajemen project ataupun sharing to do list dengan tim adalah:

  1. Trello
  2. Todoist
  3. Microsoft To Do (terintegrasi dengan aplikas wunderlist)
  4. Google Task (terintegrasi dengan e-mail dan akun Google)

Kalau mau alat bantu reminder ini terintegrasi dengan catatan bisnis, kita juga bisa menggunakan:

  1. Google Keep (kita bahkan bisa mencatat dengan suara!)
  2. Microsoft One Note
  3. Notion

Rencanakan dan Lakukan

Nah, Itu saja dulu yang bisa saya share hari ini terkait manajemen waktu ya. Nanti akan saya sambung kembali. Bisa bikin berjilid-jilid kuliah WAG ini kalau membicarakan manajemen 😆

Intinya sih, perencanaan itu adalah hal yang baik. Beberapa orang banyak yang suka terjun langsung ke lapangan tanpa perencanaan supaya cepat closing. Tapi apakah ini efektif?

Namun ada juga nih yang sebaliknya, perencanaan melulu, gak ada actionnya. Jadi, dua-duanya harus jalan, perencanaan yang matang bahkan bisa menjadi tolak ukur kesuksesan aksi yang dilaksanakan.

Kita kan maunya dengan waktu yang terbatas ini, target tercapai, dan kebahagiaan diri sendiri maupun keluarga juga berjalan bersama, sebanding. Nah, disinilah manajemen waktu berperan penting dalam menyeimbangkan semuanya. 

Sukses dalam manajemen waktunya, teman-teman. Semangat!

Diterbitkan oleh Devi R. Ayu

A proud Mom of #babyD, Penulis, Penerjemah, Konsultan Komunikasi, dan Fasilitator Program Women Will dari Google Gapura Digital untuk kota Malang. Owner dari Cindaga Comms, konsultan komunikasi digital di kota Lawang, Malang.

2 tanggapan untuk “Manajemen Waktu Bagi Perempuan Pebisnis

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d blogger menyukai ini: